

שגרות עבודה וניהול

שגרות עבודה לרוב עוסקות בישיבות קבועות / פורומים קבועים / פגישות קבועות / תהליכים תקופתיים (כמו בניית תוכניות עבודה)
-
דוגמאות לשגרות עבודה: ישיבת הנהלה, ישיבת צוות, פגישת עבודה 1:1, משוב תקופתי לעובד, פורום חדשנות, פורום איכות וכדומה...
-
שגרות עבודה מובנות הן תשתית ארגונית חשובה שמסייעת לארגון להסתנכרן, לשתף, לחלוק ולדון בנושאים נדרשים - כל אלו במטרה לסייע להגיע ליעדים ולמטרות
מה זה שגרות עבודה ולמה הן חשובות
פחות מידי שגרות עבודה --->
יכול להביא ל : שיתוף חלקי של מידע, חוסר בחשיבה משותפת ודיון משותף בצורה מובנית, תרבות ארגונית "מפוזרת"
איפיון שגרות ניהול ועבודה
יותר מידי שגרות עבודה --->
יכול להביא ל: עומס ארגוני, עומס שעות ישיבות במקום שעות עבודה, שחיקה וישיבות לא אפקטיביות
נחשפתי להרבה מאוד מקרים שמנהלים מתלוננים שהם נמצאים זמן רב בישיבות ולא נותר להם מספיק זמן לעבוד ולניהול עצמו. זה חריף במיוחד במבנים מטריציונים שלעובד יש כפיפות ניהולית אחת וכפיפות מקצועית אחרת.
אני מאוד בעד להגדיר מכסת שעות בשבוע לישיבות קבועות – ולארגן את התכולה בהתאם. כמות השעות לישיבות תלויה בתפקידים ודרג.
מפת שגרות וישיבות
בארגונים גדולים מומלץ להעלות את השגרות על מפה/יומן שנתי – לוודא שכמות הישיבות סבירה, שהעובדים ומנהלים לא מאבדים זמן רב מידי בישיבות. חשוב לסנכרן שגרות אלו עם תהליכי HR כמו משוב שנתי לעובד, או תהליכי FI כמו דוחות כספיים וכדומה.
קצת על ניהול ישיבות
-
לתרבות ארגונית של עמידה בזמנים (התחלה בזמן ובסיום בזמן) – יש השפעה על כלל ההתנהלות הארגונית
-
כמעט תמיד אפשר לקיים את הישיבה בפחות זמן ולהספיק בדיוק אותו דבר
-
הכנה של הישיבה – הגדרת אג'נדה מראש, מי מציג מה בכמה זמן, שליחת חומר לפני הישיבה – הם גורמי מפתח לישיבה אפקטיבית ולעמידה בזמן
-
למוביל הישיבה יש השפעה מכרעת באפקטיביות הישיבה – והדומיננטיות שלו בחיתוך התארכויות וגלישה לנושאים לא רלוונטיים משפיעה על העבודה השוטפת בארגון.