מגמות ארגוניות ברוח התקופה,
שכדאי לכל ארגון לאמץ
אתגרי התקופה האיצו מגמות שיכולות להביא יותר ערך עסקי ותפעולי, ולהתאים את הארגון בצורה טובה יותר למציאות ולצורך
בחרתי להציג מגמות עיקריות שהולכות ותופסות מקום בארגונים שאני מלווה, ושכדאי לכל ארגון לאמץ
1. הפוקוס הוא פרוייקטלי
מהפכת הקורונה הביאה לכך שחלק ניכר מבעלי התפקידים לא מממשים בפועל את תיאורי התפקיד כפי שהוגדרו להם בדפי הארגון המסורתיים
הפוקוס הפך להיות פרויקטלי – יש צרכים אסטרטגיים שמתורגמים לפרויקטים ולהבאת ערך – בסופו של דבר עובדים על פרויקטים.
התנהלות הפרוייקטלית רלוונטית לכלל הדיסיפלינות הארגוניות: מנהלי מכירות, פיתוח, תפעול, שווק, כספים, IT, מש"א - שבפועל עוסקים חלק ניכר מזמנם בפעילות שמהותה פרוייקטלית
התוצאה היא שסדר היום, הממשקים ושגרות העבודה צריכות להיות מותאמות לפעילות שמהותה פרוייקטלית
העבודה הפרוייקטלית משטיחה הררכיות ארגוניות מסורתיות, יש שילוב רב יותר בין פן ניהולי למומחיות מקצועית, וממשקי העבודה מרובים מול דרגים שונים ותחומי ידע שונים
כמעט כולם צריכים מיומנות כזו או אחרת בניהול פרויקטים
2. היישום והמימוש זה הפרוייקט עצמו (ולא ההערכות אליו)
זה נכון שתכנון והערכות נכונה לשינוי / להטמעה הם קריטיים להצלחה בהמשך
אבל זה לא נכון להוריד את הרגל מהגז שהתכנון הסתיים – זו בדיוק הנקודה שבה מתחילה העבודה
ארגונים לא מקדישים מספיק משאבים ואנרגיה לתמוך בשינויים עצמם, בדגש על וליווי לאורך זמן
ליצירת תהליך חדש / תרבות חדשה / תפיסה חדשה לוקח זמן להיות מושרשים
יש לא מעט מקרים שהארגון מוריד הילוך בנקודת זמן קריטית שבין סיום הטמעה והטמעה ראשוניים לשלב של הפיכת
השינוי למציאות החדשה
כאשר מטמיעים מערכת חדשה – יש תקצוב ומשאבים להערכות, אבל לא תמיד מקצים מספיק משאבים ופוקוס ניהולי
ללוות ולוודא שמי שצריך להשתמש משתמש בצורה מלאה ומיטבית
כאשר עושים שינוי ארגוני – העבודה לא מסתיימת בשיבוץ העובד לתפקיד וחניכה קצרה
כאשר מטמיעים כלי עבודה חדש / מדדים – יש תהליך של ללמוד להסתכל על המידע והדוחות, ללמוד איך מפיקים תובנות עם ערך, איך ממנפים את המידע לטובת הארגון
3. שכירים / עצמאיים ומה שביניהם
צורת ההעסקה המסורתית של שכירים החלה להשתנות
ארגונים היו צריכים למצוא חלופות להעסקה גמישה יותר, לתקופות זמן מוגדרות, של הון אנושי עם ידע ומומחיות
להעסקה במתכונת על עצמאי / פרילנס יש יתרונות רבים לארגון:
גמישות בהיקף ומשך ההעסקה
אין יחסי עובד-מעביד
העצמאיים הם מומחים בתחומם, מביאים ערך מקצועי גבוה
העצמאיים חשופים לארגונים שונים, תהליכים ומערכות שונות, יכולים לחשוף את הארגון לחדשנות ומביאים ידע נוסף לארגון
המחויבות של עובדים עצמאיים (פרינלסרים) היא לא פחותה משל שכירים, להפך – החובה עליהם להיות טובים בכל רגע נתון
מערכי משאבי אנוש בארגונים משנים את תפיסת ההעסקה ומתאימים את הצרכים לצורות העסקה מגוונות,
תוך יצירת יכולת איתור וגיוס של עצמאיים שהיא שונה מאוד מתהליכי הגיוס של שכירים
4. שימוש בכלים טכנולוגיים לניהול שוטף ופרוייקטלי
חלק ניכר מעבודת מנהלים / מנהלי פרוייקטים הינו הוא בממשק עם בעלי התפקידים לעדכון / ברור סטאטוס שוטף של המשימות ואינטגרציה של המידע
הכלים הטכנולוגיים לתמיכה בניהול פרויקט הולכים ומתרבים
שימוש בכלי תומך לניהול הפרויקט חוסך תקורה משמעותית של סנכרון ותיעוד ע"י מנהל פרוייקט/אינטרגטור
דוגמאות:
כולם מעדכנים סטאטוס במקום אחד
המערכת יכולה בצורה יזומה לתזכר / להרים דגלים
תמונת מצב אינטגרטיבית
המערכת מציגה מידע ניהולי ומדדים בצורה אוטומטית
האתגר – הטמעת כלי ניהול ממוכנים מצריכים התאמה של התרבות הארגונית - פחות התעדכנות בשיחות מסדרון, אחריות ומשמעת לעדכון שוטף בכלי וכדומה
חשוב לבחור את הכלי המתאים ביותר לצורך, ולתת תשומת לב להטמעה של השימוש בכלי
5. פתאום ישיבות מתחילות בזמן ולא מבזבזים שעות נסיעה מיותרות
שמתם לב שאתם ממתינים למישהו בשיחת זום/טימס - דקה פתאום נראית ארוכה?
שמתם לב ששיחות זום/טימס מתחילות לרוב בזמן?
שפתאום יש לגיטימיות לחסוך את זמני הנסיעה אל/מ
חסכון הזמנים הללו משמעותי שמסתכלים עליו בצורה מצטברת
עכשיו, לקראת חזרה לשגרה כדאי לבחון שוב מתי חייבים להיות נוכחים פיזית, מתי פחות נחוץ לשנע עובדים, כמה ישיבות קצרות שמתחילות בזמן מפנות זמן לקדם נושאים חשובים